Il passaggio allo smartworking, e l’adozione di una nuova modalità di lavoro, deve partire dalle persone.

La riorganizzazione agile del team è importante perché da punti di riferimento in un passaggio incerto. I tre ruoli chiave da individuare:

– Leader motivazionale.
– Manager per organizzazione e pianificazione dei lavori da svolgere. 
– Driver dell’informazione e gestione del lavoro.

La comunicazione costante tra queste tre figure chiave è fondamentale per non interrompere il flusso di lavoro. Dopo questo primo step passiamo alla scelta degli strumenti.

Definire gli strumenti per la comunicazione quotidiana.

Gli strumenti adatti ci permettono di continuare ogni giorno a fare riunioni, pianificazione, e condivisione del lavoro, rendendo facile e costante la comunicazione con i collaboratori.

Strumenti per le riunioni online

Una riunione con tutti i collaboratori permette di aggiornarsi e scambiarsi informazioni, per questo è il primo appuntamento a cui dedicare spazio durante la giornata lavorativa, e trovare lo strumento più performante per ospitarle.

• Zoom

Zoom è lo strumento di conference call che utilizziamo. Disponibile in app per pc e smartphone, permette di avviare e programmare meeting invitando tramite link massimo 100 partecipanti. È possibile condividere lo schermo, e confrontarsi con i partecipanti su documenti.
Nella versione free i meeting programmati sopra le 4 persone hanno il limite di 40 minuti. Quella premium è di 13,99€ al mese.

Plus: meeting fino a 100 partecipanti, condivisione schermo, programmazione meeting Prezzo: free – versione premium da 13,99€/mese

Tutorial: Come utilizzare Zoom

• GoToMeeting

Anche GoToMeeting è un’applicazione che consente di invitare tramite link fino a 250 partecipanti. Prevede la funzionalità di accesso da remoto al proprio pc, e quindi oltre alla condivisione dello schermo la possibilità di cedere i comandi del proprio device.
La versione di prova è di 14 giorni, al termine dei quali la sottoscrizione parte da 10,75€ mese

Plus: meeting fino a 250 partecipanti, condivisione schermo e controlli device, programmazione meeting
Prezzo: Da 10,75€/mese

Tutorial: Come utilizzare GoToMeeting

• Webex by Cisco

Webex by Cisco è l’app di conference call che permette di partecipare a 100 utenti contemporaneamente. Oltre ai plus degli altri strumenti la versione pro permette la trascrizione della riunione. Nella versione gratuita c’è un limite di tempo di 40 minuti, quella a pagamento parte da 12,85€ al mese.

Plus: meeting fino a 100 partecipanti, condivisione schermo, trascrizione riunione Prezzo: free – versione premium da 12,85€/mese

Tutorial:Come utilizzare Webex

Pianificazione del lavoro

La gestione del flusso di lavoro è facilitata da strumenti online di pianificazione condivisa del lavoro con i quali puoi assegnare compiti, obbiettivi e scadenze ai tuoi collaboratori. Con questo sistema è possibile vedere i progetti a cui stanno lavorando i colleghi, la panoramica del lavoro è chiara a tutti e non sfugge nessuna informazione.

• To Do

È l’app creata da Microsoft per l’organizzazione dei task. Il più semplice ed essenziale tra gli strumenti qui consigliati, consente di creare bacheche condivise con i collaboratori, in cui inserire obbiettivi e scadenze.

Plus: semplice, essenziale, intuitivo
Vai al sito: todo.microsoft.com

•   Trello

Anche Trello organizza il flusso di lavoro con il sistema di bacheche e liste. Il plus sono la libreria di template che facilitano il lavoro di inserimento dei task  e le card, con cui condividere idee e commenti all’interno di bacheche

Plus: efficiente, libreria di template, condivisione
Vai al sito: Come funziona Trello

•  Any Do 

È lo strumento più completo tra quelli qui suggeriti: oltre al sistema di organizzazione e condivisione del lavoro in liste e bacheche, permette la creazione di un calendario condiviso per appuntamenti e riunioni.

Plus: completo, inuitivo, calendario condiviso
Vai al sito: Come funziona AnyDo

Calendario condiviso

Per programmare riunioni con il team, i clienti e fornitori, il calendario condiviso è la soluzione che permette di fissare appuntamenti tenendo conto della disponibilità di tutti.

•  Google Calendar

È il calendario online più utilizzato, per la sua interfaccia intuitiva e per la facilità di condivisione di appuntamenti e promemoria via mail ai collaboratori.
Plus: popolarità, accessibilità, condivisione
Vai al sito: Inizia a usare Google Calendar

•  TeamUp

L’app che permette di creare un calendario da condividere al team tramite ID. Ciascun collaboratore può creare nuovi eventi ed assegnarli a sé ed ai colleghi

Plus: intuitivo, condiviso, completo
Vai al sito: Inizia a usare Teamup

• App Calendario iCloud / Outlook

Puoi utilizzare i calendari collegati al tuo provider di posta, come iCloud e Outlook che permettono di condividere gli appuntamenti con i tuoi collaboratori.

Work in progress condivisi.

Per condividere documenti, work in progress, informazioni: le piattaforme di archiviazione online permettono di creare e condividere cartelle con i collaboratori.

• Google Drive

La piattaforma di archiviazione Google, attivabile con un account gmail, consente di caricare fino a 15GB gratuitamente, mentre i piani premium partono da 19,99 €/anno

Plus: ampio spazio gratuito, popolare, accessibile
Vai al sito: Come usare Google Drive

Dropbox
Anche Dropbox permette l’archiviazione e la condivisione di file, fino a 2GB gratuitamente, mentre i piani premium partono da 9,99 €/mese

Plus: intuitivo, sicuro, accessibile
Vai al sito: Come usare Dropbox

Server
Molte aziende hanno un server fisico condiviso, a cui è possibile accedere da remoto. Se non è già predisposto per lo smart working, rivolgiti al tuo responsabile IT e genererà gli accessi per te e i tuoi collaboratori.

Questi sono alcuni degli strumenti a disposizione per permetterti il passaggio allo smart working. Se hai bisogno di un aiuto nella scelta o di qualche informazione in più, scrivici, saremo felici di darti una mano.