Progettare il futuro: la comunicazione con clienti e fornitori.

Negli articoli precedenti abbiamo parlato di smart working e comunicazione interna dell’azienda. In questo articolo invece trattiamo di una comunicazione altrettanto importante, quella verso l’esterno. È importante mantenere vivi i rapporti con fornitori e clienti, per saper cogliere le esigenze, anche e soprattutto in momenti di emergenza, con risposte tempestive e strategiche per il futuro.

Gli strumenti per comunicare con l’esterno

I primissimi step da impostare per la comunicazione verso l’esterno sono

• Inoltro di chiamata
• Servizi di segreteria
• Risposta automatica email con contatti alternativi di riferimento.
• Rassicurare: comunicare l’utilizzo corretto delle norme di tutala salute ‘Protocollo di Salute Aziendale’ in caso di continua attività.

Individua poi gli strumenti da utilizzare per mantenere un canale di comunicazione costante con clienti e fornitori in questa fase di transizione. Semplici, accessibili e non invadenti. Ne abbiamo suggeriti alcuni per le riunioni online, la condivisione di file e appuntamenti e l’organizzazione del flusso di lavoro nell’articolo “Comunicazione con il team: strumenti per lo smart working“.

Anche i social sono uno strumento prezioso per comunicare con l’esterno in questa fase, ne parleremo domani nell’articolo “Ascolta, impara, regala. La comunicazione sui social”.

La comunicazione con i fornitori: Chiarezza, flessibilità e progettazione.

Con i fornitori è importante mantenere un legame commerciale ed emozionale : i danni economici saranno alti e attualmente incalcolabili, rimanere uniti ora renderà più immediata la ripartenza. 

Chiarire le procedure di consegna dei fornitori.
Il primo punto da chiarire con i fornitori sono le procedure di consegna. È importante dare indicazioni sulla sospensione di consegne o le modalità di ingresso, transito e uscita, mediante modalità, percorsi e tempistiche predefinite, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale. 
Per approfondire vai al sito www.salute.gov.it

Revisionare il piano lavori con flessibilità.
Molti elementi sono ancora in stallo, poiché la situazione non appare chiara ed è necessario dare alcune priorità. I primi punti su cui confrontarti con i fornitori sono la revisione del piano pagamento e del piano consegne, in base a come avete riorganizzato il lavoro.

Progettazione: alcune riflessioni da fare con i propri fornitori.
Alcuni spunti per le riunione online con i tuoi fornitori potrebbero essere:  

Come cambierà la sensibilità persone nei confronti del vostro business? Come potreste rispondere a quel cambiamento nel rapporto lavorativo futuro? 
Come si modificheranno le abitudini di acquisto e quindi il mercato di riferimento. È possibile prevedere un aumento o una riduzione nella richiesta del prodotto? 
Quali sono i margini di consegna e pagamento. Margini di possibilità reciproca: umanità

Con i fornitori in particolare è importante mantenere vivo il rapporto di valore che altrimenti rischia di cadere nella confusione data dalla situazione già confusa di per sé. Mantenere il contatto come stimolo commerciale per il futuro e migliorare il posizionamento sul mercato.

Il rapporto con i clienti: comunicazione utile e di supporto

Comunica le tue scelte aziendali.
Informa i clienti delle tue scelte aziendali, le misure adottate e le modalità in cui possono contattarti per avere supporto. Empatizza con loro e dai rassicurazioni in merito all’utilizzo corretto delle norme di tutela della salute. 

Mettiti nei loro panni e renditi utile.
La prima cosa è informarsi su come stanno riorganizzando il lavoro ed in che modo puoi essergli utile. Dai dei suggerimenti su come ottimizzarlo in base alle tue esperienze ed informati se hanno delle esigenze che puoi soddisfare.

Coltiva la vostra relazione online.
Attraverso gli strumenti per lo smart working sarà facile proseguire il rapporto con i clienti online. Pensa a come potresti aiutarlo in questa transizione e prendi nota delle difficoltà che riscontra: saranno ottimi spunti per creare contenuti utili sui tuoi social.